Datenschutzerklärung

 Zum Thema Datenschutz:

Ich habe selber Kinder und achte sehr auf Datenschutz. Hier erkläre ich Euch meine Vorgehensweise im Umgang mit Euren Daten und Bildern anhand der folgenden Fragen:  

1.     Was tue ich mit den Daten, die ich über Euch erhalte, wenn ich den Rücklaufzettel bekomme?

2.     Ich fotografiere Eure Kinder (und Euch beim Familienfotoshooting) wenn ich Euer Einverständnis habe. –wie verarbeite und speichere ich die Bilder?

3.     Ihr könnt die Bilder auf einer Onlinegalerie einsehen. Was bedeutet das für den Datenschutz?

4.    Ich bestelle in Eurem Auftrag Bildabzüge. Wie? Bei wem? Und was tut diese Firma mit Euren Bildern?

5.     Wie funktioniert die Bezahlung der Bilder?

6.     Wie lange und wo speichere ich Eure Bilder und Adressdaten?

7.     Anderweitige Nutzung Eurer Daten: Darf ich die Bilder und andere Daten von Euch für meine Werbung verwenden, weitergeben oder verkaufen?  

1.     Die Verarbeitung Eurer Daten vom Rücklaufzettel

Der Rücklaufzettel ist eine Einverständniserklärung, mit der Ihr mir die Erlaubnis gebt, Eure Kinder zu fotografieren. Es ist äußerst wichtig, dass ich die Unterschriften ALLER Erziehungsberechtigter habe, weil ich Euer Kind sonst nicht fotografieren darf. Auf dem Rücklaufzettel gebt Ihr mir folgende Informationen an: -    Name Eures Kindes -    Name der aktuellen KiTa-Gruppe Eures Kindes -    Ob Euer Kind mit aufs Gruppenfoto darf oder nicht -    Eure E-Mail-Adresse -    Eine Telefonnummer, auf der ich Euch erreichen kann -    Ob Ihr einen Newsletter wünscht oder nicht -    Ort, Datum, Unterschrift - Name und Gruppe Eures Kindes benötige ich, um die Rücklaufzettel und später die gemachten Bilder zuordnen zu können. Ich trage den Vornamen (und evtl die Anfangsbuchstaben des Nachnamens) handschriftlich auf einem Zettel ein, auf dem jedem Kind ein Kürzel zugeordnet wird. –unter diesem Kürzel (und NICHT unter dem eigentlichen Namen) werden die Bilddateien Eurer Kinder benannt und an die außenstehenden Anbieter verschickt. Der Name Eurer Kinder ist also nur mir bekannt. - Falls Euer Kind nicht mit aufs Gruppenfoto darf, berücksichtige ich das selbstverständlich! Ich ziehe es spielerisch aus der Gruppe heraus und bitte Euer Kind mir als Assistent hinter der Kamera dabei zu helfen, die anderen Kinder zum Lachen zu bringen. - Eure e-mail-Adresse benötige ich, um Euch darüber zu informieren, dass Eure Onlinegalerie bereitsteht. Wenn Ihr Euch nicht für den Newsletter angemeldet habt, speichere ich Eure E-Mail-Adresse nicht! Die Funktion „Adresse automatisch speichern“ ist bei meinem Thunderbird deaktiviert.  Den Code für erhaltet Ihr auf einem Infozettel in Eurem KiTa-Fach. Zu jedem Kind gibt es einen eigenen Code, und diesen gebe ich nur an Euch heraus.  Mehr kann ich nicht tun, um den Zugang zu Euren Fotos möglichst sicher zu gestalten. Bei aller Sorgfalt, kann ich leider trotzdem nicht garantieren, dass Daten online auf dem Weg von mir zu Euch gestohlen werden. Die Anbieter der Olinegalerie und der des Fotolabors versichern mir aber, dass Dank SSL-Verschlüsselung beim upload/download alle so sicher ist wie nur möglich. - Eure Telefonnummer benötige ich, um Euch zu kontaktieren, wenn es Probleme mit der e-mail-Adresse gibt. (Zahlendreher, unleserliche Buchstaben, …) Bitte gebt diese unbedingt an! - Falls Ihr Euch für den Newsletter anmeldet, speichere ich Eure e-mail-Adresse in einer Excel-Datei und in einem Adressbuch meines E-Mail-Programms (Thunderbird). Wenn Ihr Euch nachträglich gegen einen Newsletter von mir entscheidet, genügt ein Anruf oder eine einfache Mail an mich, und ich lösche Euch aus dem Verteiler, dem Adressbuch und der Excel-Datei. Die Einverständniserklärungen werden von mir NICHT gescannt und nicht elektronisch erfasst. Sie werden ausschließlich in einem realen Ordner in meinem Büro hinterlegt, um mich rechtlich abzusichern.  

2.    Wie speichere und verarbeite ich Eure Bilder?

Ich fotografiere mit zwei Canon-Kameras: der 5D Mark III. Meine Kameras nehmen KEINE Standortdaten (GPS) auf. Ich speichere die gemachten Bilder in meinem Büro auf externen Festplatten; NICHT in einer Cloud oder externen Servern. Die Bilder werden in einem Ordner abgelegt, in dessen Bezeichnung weder der Ort noch der Name der KiTa genannt werden (z.B. 180518-KiTa-Mai2018). Die Bilder werden nach Kindern sortiert und in Ordnern abgelegt, die die gleiche Bezeichnung haben, wie im o.g. handschriftlichen Zettel (z.B. KH01 oder SF02,…), ebenso werden die Dateien erst nach der Bearbeitung von der laufenden automatischen Kamera-Seriennummer in die Auftragsnummern umbenannt (also in meinem Falle von AS5D0001 in KH01-01, o.ä.). Ich bearbeite die Bilder in folgenden Programmen, die alle OFFLINE arbeiten und bei der die Bilder NICHT in einer Cloud, sondern auf meinem Rechner gespeichert werden: Photo Mechanic 5         zum Aussortieren der Bilder Lightroom 9 Classic      zur Bildbearbeitung Photoshop                   für eventuelle Retuschen (z.B. beim Gruppenfoto, wo manchmal einzelne Personen von einem anderen Bild hereinkopiert werden müssen, weil die Augen geschlossen waren o.ä.) Photoshop ist das einzige Programm, das ich ein Mal monatlich mit dem Server des Anbieters (Adobe) verbinden muss, um zu authentifizieren, dass ich meine monatliche Nutzungsgebühr bezahlt habe. Adobe hat mir versichert, dass bei dieser Verbindung ausschließlich auf meine Registrierungsdaten und NICHT auf die Bilddateien meiner Festplatten zugegriffen wird. Vorsichtshalber kappe ich für diesen Zeitraum die Verbindung zur ext. Festplatte, auf der Eure Bilder liegen. Mehr kann ich nicht tun. Ich speichere sowohl die Rohdateien, Photoshop-Dateien als auch die fertig bearbeiteten jpg-Bilder auf meinen externen Festplatten. Ich nutze für die Datensicherung ausschließlich CDs/DVDs, USB-Sticks und Festplatten. Ich nutze KEINE externen Anbieter/Clouds/Server zur Speicherung meiner Bilder. Aussortierte Bilder (verwackelte, über-/unterbelichtete, doppelte und nicht verkäufliche Gesichtsausdrücke) werden nach Ende des Fotoauftrages vollständig gelöscht. Die Entscheidung darüber, was ein aussortiertes Bild ist, liegt allein bei mir. Die fertigen jpg-Bilder, die ich Euch zum Kauf zur Verfügung stelle, sowie die dazugehörigen Rohdateien speichere ich möglichst lange. Zum einen, um Euch als Kunden die Bilder nachliefern zu können, falls Euch Eure Daten mal verloren gegangen sein sollten. Zum anderen um nachweisen zu können, dass ich die Urheberin der von mir gemachten Bilder bin.  

3.    Datenschutz bei der Onlinegalerie

Ich stelle Euch die Bilder Eurer Kinder in einer speziell für den Verkauf von Fotos eingerichteten Onlinegalerie zur Verfügung, damit Ihr selbst auswählen könnt, welche Bilder Ihr kaufen möchtet. Dieser Onlinegalerie-Anbieter heißt Portraitbox (www.portraitbox.com). Auf Anfrage hat mir Portraitbox bestätigt, dass alle Server, auf denen die Bilder abgelegt werden in Deutschland stehen und damit unter strengste Datenschutzregeln (DSGVO) fallen. Die Galerie selbst ist nur für mich und Euch einsehbar. Dafür gibt es für jede Galerie einen eigenen Zugangscode, sodass auch andere Eltern Eure Bilder nicht einsehen können. –außer dem Gruppenfoto, das allen Eltern einer Gruppe zugänglich gemacht wird. Falls es eine Fehlfunktion in der Galerie gibt, kann ein Mitarbeiter von Portraitbox (auf meinen ausdrücklichen Auftrag hin) die Galerie bearbeiten und damit auch die Bilder sehen. Ansonsten können nicht einmal die Mitarbeiter der Onlinegalerie in die Galerien hineinschauen. Die Onlinegalerie ist nur über einen SSL-Zugang erreichbar; es ist ein System um Daten verschlüsselt übers Internet zu übertragen. Dieses kennt Ihr garantiert von Onlinebanking und Onlineshopping.   Um die Bilder ansehen zu können, müsst Ihr nur den Code eingeben, den ich Euch geschickt habe. Um den Onlineshop von Portraitbox nutzen zu können, müsst Ihr, genau wie Amazon, Dawanda uvm., Euch mit Namen, Adresse und e-mail-Adresse anmelden. Diese Daten sind nur für mich einsehbar und dienen nur dazu, Euch zu identifizieren und Eure Bestellung entgegen zu nehmen. Falls Ihr diese Daten nicht angeben möchtet, könnt Ihr die Bilder auch gerne direkt per Mail oder Telefon bei mir bestellen: Ihr schaut Euch die Bilder an; notiert Bildnummern und die Produkte, die Ihr wünscht und schickt mir Eure Bestellung direkt. Dies macht keinen Unterschied im Preis aus, ist für Euch nur ein wenig unbequemer.  

4.    Fotoabzüge – wo werden sie bestellt? Welchen Datenschutz bietet der Anbieter.

Um Euch Bildabzüge in der Qualität liefern zu können, die ich vertreten kann, arbeite ich mit einem professionellen Labor zusammen, bei dem ich auch sicher sein kann, dass die Bilder in den Farben und in der Qualität entwickelt werden, die ich verlange. Dieser Anbieter heißt Saal-Digital (saal-digital.de), hat sein Labor in Deutschland und arbeitet komplett Datenschutz-konform. Die Bilder werden unter meinem Account bestellt und haben, wie oben bereits erklärt, anonymisierte Dateinamen. Die Kinder auf den Bildern können keinem Ort zugeordnet werden, auch wenn Mitarbeiter im Fotolabor diese sicher sehen können. Ich selbst mache mir bei diesem Labor keine Sorgen. Allein schon die Masse an Bildern, die bei Saal-digital täglich entwickelt wird,  beruhigt mich darüber, dass die Wahrscheinlichkeit bei quasi Null liegt, dass irgendjemand die Bilder durchschaut. Wenn Euch externe Labors nicht behagen, schreibt mir bitte eine e-mail. Ich kann Euch die Bilder auch NUR auf CD brennen (ohne Fotoabzüge) und in der KiTa übergeben. Allerdings muss ich auf dem regulären Preis für Bilddateien bestehen, weil die Fotoabzüge, die normalerweise mitgeliefert werden, nur eine Zugabe von mir an Euch sind, wenn Ihr die Bilddateien kauft. Der Aufwand für die Bildbearbeitung bleibt für mich gleich, daher bleibt auch der Preis gleich.  

5.    Wie funktioniert die Bezahlung der Bilder?

Die Beträge für Eure Bestellungen werden NICHT bar in der Kita hinterlegt, um den Erzieherinnen und Erziehern die Verantwortung und Arbeit ab zu nehmen. Ich biete ausschließlich Bezahlung per vorab-Überweisung an. Wie bei allen Bankgeschäften erfahren Eure und meine Bank dadurch, dass wir in Geschäftsbeziehung stehen. Eure Bankdaten (soweit überhaupt einsehbar) werden von mir NICHT gespeichert, tauchen allenfalls auf meinem Kontoauszug auf. Sobald der Betrag auf meinem Konto eingegangen ist, beginnt die Produktion Eurer Bilder.      

6.    Wo und wie lange speichere ich Eure Bilder und Daten?

Ich speichere Eure Daten wie folgt: e-mail-Adresse: nur wenn Ihr den Newsletter abonniert habt, in einer Excel-Tabelle und in einem Thunderbird-Adressbuch; bis auf Widerruf. Name und Adresse: Namen stehen ausschließlich in Papierform (Eure Fotogenehmigungen) in einem Ordner in meinem Büro. Eure Adresse, soweit Ihr sie mir gegeben habt, ebenfalls. Zu jeder Fotogenehmigung hefte ich ein Bild des Kindes, damit ich weiß, welche Bilder ich heraussuchen muss, falls Ihr mal verlorengegangene Bilder ersetzt haben möchtet. –die Fotogenehmigungen hebe ich im Idealfall 10 Jahre und länger auf. FALLS ich sie vernichte, werde ich sie kleinschreddern. Bilder: Ich speichere sowohl die Rohdateien, Photoshop-Dateien als auch die fertig bearbeiteten jpg-Bilder auf meinen externen Festplatten. Ich nutze für die Datensicherung ausschließlich CDs/DVDs, USB-Sticks und Festplatten. Ich nutze KEINE externen Anbieter/Clouds/Server zur Speicherung meiner Bilder.   Aussortierte Bilder (verwackelte, über-/unterbelichtete, doppelte und nicht verkäufliche Gesichtsausdrücke) werden nach Ende des Fotoauftrages vollständig gelöscht. Die Entscheidung darüber, was ein aussortiertes Bild ist, liegt allein bei mir.   Die fertigen jpg-Bilder, die ich Euch zum Kauf zur Verfügung stelle, sowie die dazugehörigen Rohdateien speichere ich möglichst 10 Jahre und länger. Zum einen, um Euch als Kunden die Bilder nachliefern zu können, falls Euch Eure Daten mal verloren gegangen sein sollten. Zum anderen um nachweisen zu können, dass ich die Urheberin der von mir gemachten Bilder bin. Ich kann die Speicherung (und somit Wiederherstellbarkeit) aber nur für 2 Jahre garantieren. Bankverbindung: die Daten über Eure Überweisung nehme ich nicht digital auf, den Ordner mit den Kontoauszügen, in denen Daten von Euch erscheinen könnten, hebe ich so lange auf, wie es der Gesetzgeber aktuell vorgibt.                    

7.    Darf ich die Bilder verwenden oder weitergeben?

NEIN! Der Fotoauftrag, den Ihr mir mit der Fotogenehmigung erteilt, beinhaltet, dass ich die Eure Bilder NICHT verwenden darf. Ich fotografiere, bearbeite und verkaufe die Bilder nur für Euch. Ich nutze sie weder zu Zwecken der Eigenwerbung, noch gebe ich sie in irgendeiner Weise an Dritte weiter! (außer für die o.g. Onlinegalerie und zum Entwickeln der Fotoabzüge) Falls ich Eure Bilder für mich nutzen möchte, lege ich Euch einen gesonderten Vertrag vor, in dem Ihr selbst auswählen könnt, wofür ich die Bilder nutzen darf.    

Ich hoffe, ich konnte Eure Fragen klären und Euch zeigen, dass ich sorgsam mit Euren Daten und Bildern umgehe.

Falls Ihr dennoch Fragen oder Verbesserungsvorschläge habt, ruft mich sehr gerne an! 0179-4524184

Herzliche Grüße! 

Andrea Schmitt